Abszolút szabály nem létezik ennek a kérdésnek a megválaszolására, csupán bizonyos megközelítésekben lehet a kérdést vizsgálni. Vannak munkakörök, tevékenységek, amelyek "két pofára" fogyasztják a névjegykártyákat, van akinek ez csak presztizs kérdés, jó ha évente egy darabot rá tud tukmálni valakire.

Nagy általánosságban kijelenthetjük, hogy két valódi tényező befolyásolhatja a megrendelésre kerülő darabszámot: a konkrét igény és a költségek, fajlagos költségek együttállása.

A konkrét igény, vagy vélt igény mindenkinél helyzetfűggő, ugyan be lehet rendelni előre tíz évre való kártya mennyiséget, de a tapasztalat szerint az ilyen esetek - bár a nyomdászok kedvelik - a névjegykártyák előbb-utóbbi kihajításával végződnek. Ha túl keveset rendelünk, akkor egyrészt a fajlagos árak magasak lesznek és állandóan nyomdába rohangálhatunk utánrendelés miatt, ami mind költséges tevékenység. Kimondhatjuk, hogy minden esetben létezik valahol egy rendelési darabszám optimum, ahol összességében a legkevesebb költséggel ússzuk meg a folyamatos névjegykártya gyártatást.Névjegykártya költsége, fajlagos költségÉs már itt is vagyunk a folyamat legfontosabb eleménél a névjegykártya költségeinél. Mint mindenütt ebben az esetben is legalább két költséget kell figyelembe vennünk a megrendelési döntést megalapozandó: az egy névjegykártyára jutó fajlagos költséget és a megrendelés teljes költségét. Nézzük, hogyan alakulnak ezek a költségek!

A névjegykártya készítés esetében is (klassszikus eset) többfajta költségelemből áll össze a végleges költség, amíg a készen ropogós kártya elkészül.

Egyszeri állandó költségek:

Grafikai előkészítés:
általában a névjegykártyákat grafikussal szokás megterveztetni, aminek lesz valami fix x Ft/terv költsége. A névjegykártya-online sablon szolgáltatást használva természetesen ez a költség megspórolható.

Nyomdai előkészítés költsége: attól függően, hogy milyen nyomdai eljárással készül majd a kívánt névjegykártya, a nyomdában is felmerülhetnek fix, egyszeri költségek, mint például nyomólemez gyártás, optimalizálás, stb. Lényeges különbség van a hagyományos ofszet eljárással készülő névjegykártyák és az utóbbi időben egyre nagyobb teret nyerő digitális nyomtatással nyomtatott névjegyek ezirányú költsége között, a digitális nyomtatás javára.

Változó költségek:
A legyártandó névjegykártyák számával arányosan merülnek fel a papírköltségek, a nyomdafesték költségei és maga a nyomtatás, felvágás költsége. Ezek a költségek a megrendelt darabszám függvényében folyamatosan nőnek, hiszen több kártyához több papír, festék, stb. szükséges. Viszont a példányszámmal arányosan folyamatosan csökken az egy névjegykártya költsége, tehát az egy kártyára eső költségek tekintetében a magas példányszámmal járnánk jól.

Hogyan alakul az egy kártyára eső költség?

Alábbi függvényünk mutatja az egységár és a darabszám összefüggését. Látszik, hogy a darabszám növekedésével folyamatosan csökkennek a fajlagos költségek, de egy bizonyos darabszám felett ez a költségcsökkenés már nem érzékelhető. Másik megállapításunk, hogy bizonyos darabszám alatt nem nagyon érdemes ilyen terméket megrendelni, mert kis mennyiség is relatív nagy pénzbe kerülhet.



Itt is különbséget kell tennünk az ofszet és a digitális eljárás költségei között. A digitális nyomtatás megjelenése előtt az ofszet eljárásnál célszerű volt egyszerre több „nevet” kollégát összeszedni a megrendelés optimalizálása érdekében és a gazdaságossági határ valahol az 1000-es darabszámnál húzódott. A digitális nyomtatás esetében ez a határ egy nagyságrenddel javult a megrendelők szempontjából, hiszen ma már akár 50-100 db esetén is lehet gazdaságosan névjegykártyát előállítani. Ezen okok miatt is ma már a névjegykártyák 90 %-a digitális eljárással készül.

A névjegykártya-online weboldalon megszerkesztett termékek - névjegyek, levélpapírok, borítékok, jegyzettömbök - túlnyomó többsége digitális nyomtatással készül és a grafikai előkészítés költsége is megspórolható az ingyenesen falhasználható grafikai sablonok segítségével.